Headhunter Kosten 2025

Erfahren Sie, welche Kosten beim Einsatz eines Headhunters 2025 wirklich anfallen – von Provisionsmodellen bis Festhonorar, inkl. Tipps zur richtigen Wahl.
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Thomas Grynia

Founder and CEO

Aktualisiert am: 25. August 2025
Lesedauer: 3 Minuten
Das Wichtigste in Kürze

Die gängigen Honorarmodelle eines Headhunters

Das provisionsbasierte Honorar

Der Headhunter berechnet sein Honorar als Prozentsatz des vereinbarten Jahresbruttogehalts des eingestellten Kandidaten. Der übliche Satz liegt aktuell bei 20 % bis 33 %vom Jahresgehalt.

Beispiel: Jahresgehalt 80.000 €, Honorar bei 25 % = 20.000 € Kosten für den Headhunter

Bei diesem Honorarmodell ist der klare Vorteil, dass Kosten für den Headhunter nur dann anfallen, wenn ein Kandidat auch erfolgreich eingestellt wird.

Das Festhonorar, auch Flat Fee genannt

Der Preis wird vorab vereinbart, unabhängig vom Gehalt des Kandidaten. Der Kostenrahmen für den Headhunter bewegt sich hier bei etwa 10.000 € bis 40.000 €, je nach Position und Branche. Das Gute an diesem Modell ist, dass die Kosten vorab klar kalkuliert und eingeplant werden können, allerdings entstehen auch Kosten für den Headhunter, wenn die Suche nicht erfolgreich endet.

Das sogenannte Retainer-Modell

Das Unternehmen zahlt einen Teil des Honorars für den Headhunter zu Beginn, der Rest folgt bei Erreichung bestimmter Meilensteine. Meist gibt es bei diesem Modell eine Startzahlung bei Auftragserteilung, eine Zwischenzahlung nach Präsentation einer Shortlist und dann die Schlusszahlung nach erfolgreicher Einstellung.

(Quelle: Betterheads, personal excellence)

Zusätzliche Headhunter Kosten

Neben dem reinen Honorar können zusätzliche Kosten entstehen, z. B. durch:

  • Stellenanzeigen und Anzeigenpakete, falls diese zusätzlich zum Headhunter geschaltet werden 
  • Reisekosten für Kandidaten-Interviews zu Bewerbungsgesprächen  
  • Assessment-Center oder Eignungstests 
  • Zusätzliche Suchläufe, falls ein Kandidat abspringen sollte 

 

Viele der oben genannten Punkte lassen sich aber bei einer Kostenkalkulation mit dem Headhunter auch im Vorhinein festlegen. 

Faktoren, die die Headhunter Kosten beeinflussen

Den größten Einfluss auf die Kosten für einen Headhunter hat meist die Positionsebene des Kandidaten, sogenannter Executive Search für C-Level-Positionen ist deutlich teurer als die Suche nach einem Spezialisten. Aber auch die Branche, in der gesucht wird, beeinflusst die Headhunter Kosten. Vor allem in Nischenbranchen mit wenigen Bewerbern wird die Suche nach einem geeigneten Kandidaten komplexer, was dazu führt, dass die Kosten steigen. Weiterhin ist auch relevant, ob international oder regional gesucht wird. Internationale Suchen gehen mit höheren Reisekosten und längere Projektzeiten einher.

Für Unternehmen ist es bei der Investition in einen Headhunter wichtig, vorab Preise und Modelle zu vergleichen, aber auch die Erfolgsquote, Branchenexpertise und Referenzen des Headhunters spielen eine große Rolle und sollten bei der Auswahl des richtigen Headhunters berücksichtigt werden. Der günstigste Anbieter ist nicht immer der beste und ein Fehlgriff bei der Personalsuche kann am Ende deutlich teurer werden.

Headhunter Kosten auf einen Blick

Was kostet ein Headhunter?

Die Kosten für einen Headhunter hängen vom Geschäftsmodell des Headhunters und der Position ab. Üblich sind 20 bis 35 % des Jahresbruttogehalts der zu besetzenden Stelle.

Wer muss den Headhunter bezahlen?

In der Regel der Arbeitgeber, der den Auftrag erteilt, da der Headhunter ein Dienstleister für das Unternehmen ist und nicht für den Bewerber.

Welche Kosten fallen für den Arbeitnehmer an?

In der Regel fallen für den Bewerber keine Kosten an.

Lohnt sich der Einsatz eines Headhunters?

Ja, für Unternehmen lohnt sich die Investition in einen Headhunter definitiv. Wenn gezielt Fach- oder Führungskräfte gesucht werden, die sich nicht aktiv bewerben, spart der Einsatz eines Headhunters Zeit und öffnet Zugang zu passiven Kandidaten. Und auch für Arbeitnehmer lohnt es sich, in Bewerberpools eines Headhunters zu sein. Der Bewerbungsprozess wird professionell begleitet und es findet eine gezielte Suche statt.

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